۴- ثبت رویداد در یک دفتر مناسب از قبیل دفتر روزنامه فروش، دفتر روزنامه خرید، دفتر روزنامه دریافتی های نقدی، دفتر روزنامه پرداختی های نقدی و یا دفتر رونامه عمومی. این ثبتها بترتیب تاریخ وقوع، در دفتر ثبت میشوند.

۵- نقل ثبتهای دفتر روزنامه عمومی به دفتر کل.

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

مراحل فوق الذکر در طول دوره حسابداری همزمان با وقوع رویدادها اجرا میگردد.

مراحل ذیل در پایان دوره حسابداری اجرا میشود:

۶- تهیه و تنظیم تراز آزمایشی جهت حصول اطمینان از برابری بدهکارها و بستانکارها. تراز آزمایشی فهرستی از تمامی حسابهای دفتر کل (با مانده غیر صفر) است که مبالغ بدهکار در ستون سمت راست و مبالغ بستانکار در ستون سمت چپ درج میگردد. در این مقطع از زمان هنوز هیچ ثبت اصلاحی صورت نگرفته است. حاصل جمع هر یک از این دو ستون دارای معنا و مفهوم خاصی نیست. چیزی که در اینجا مهم است برابری این دو حاصل جمع است. توجه داشته باشید که عدم برابری این دو ستون نشانگر اشتباه در ثبت است و در صورت برابری دو ستون هیچ تضمینی وجود ندارد که اشتباهی در حساب و کتاب رخ نداده است. بعنوان مثال، عدم ثبت ( از قلم افتادن کامل) یک رویداد یا ثبت آن در یک حساب اشتباه، توازن و برابری تراز آزمایشی را برهم نخواهد زد.

۷- رفع هر گونه اختلاف در تراز آزمایشی. اگر ستونهای تراز آزمایشی توازن نداشته باشند، باید بدنبال اشتباهات محاسباتی، اشتباه در نقل  ارقام و اشتباهات ثبتی بود. اشتباهات ثبتی شامل موارد ذیل است:

  • انتقال اشتباه مبلغ در زمان نقل
  • از قلم افتادن عمل نقل یکی از مبالغ
  • نقل مبلغ به ستون اشتباه
  • نقل مبلغی بیش از یک بار

۸- انجام ثبتهای اصلاحی

۹- نقل ثبتهای اصلاحی به دفتر کل

۱۰- تهیه و تنظیم تراز آزمایش اصلاح شده. این مرحله دقیقا شبیه تنظیم تراز آزمایشی اصلاح نشده است با این تفاوت که این مرحله ثبتهای اصلاحی را نیز شامل میشود.

۱۱- تهیه و تنظیم صورتهای مالی

  • صورت حساب سود و زیان - که با استفاده از درآمدها و هزینه هاتهیه میگردد.
  • ترازنامه - که با استفاده از داراییها، بدهی ها و حقوق مالکین تهیه میگردد.
  • صورت سود انباشته - که با استفاده از سود خالص و اطلاعات مربوط به سود سهام تهیه میگردد.
  • صورت گردش وجوه نقد - که با استفاده از روش مستقیم یا  غیر مستقیم و استنتاج از صورتهای مالی دیگر تهیه میگردد.

۱۲- انجام ثبتهای بستن حسابها که حسابهای موقت از قبیل درآمدها و هزینه ها و ... را می بندد. این حسابها به یک حساب موقت به نام خلاصه سود و زیان بسته میشود که مانده آن نیز به حساب سود انباشته( سرمایه) منتقل میگردد. هر گونه حساب سود سهام یا برداشت نیز با حساب سرمایه بسته میشود.

۱۳- نقل ثبت بستن حسابها به دفتر کل

۱۴- تهیه و تنظیم تراز آزمایشی اختتامی بمنظور حصول اطمینان از برابری اقلام بدهکار و بستانکار. در این مقطع فقط حسابهای دائمی را می بینیم چون که حسابهای موقت بسته شده اند.

۱۵- انجام ثبت معکوس (که یک عمل اختیاری است). ثبتهای معکوس اغلب زمانی مورد استفاده قرار میگیرند که درآمدهای تحقق یافته یا هزینه های متحمله داشته ایم و در آخرین روز دوره مالی و  در جریان ثبتهای اصلاحی آنها را ثبت کرده ایم. با معکوس نمودن (برگرداندن) این گروه از ثبتهای اصلاحی می خواهیم در دوره بعد زمانیکه رویداد رخ میدهد از محاسبه دوباره آن جلوگیری کنیم. ثبتهای معکوس در اولین روز دوره مالی جدید صورت میگیرند.